Quản lý kho hàng
Nhập hàng, xuất hàng, kiểm kho và theo dõi tồn kho
Tổng quan quản lý kho
Nhập hàng
Từ NCC
Xuất hàng
Hủy, trả NCC
Điều chuyển
Giữa chi nhánh
Kiểm kho
Đối chiếu
Các chức năng kho
Nhập hàng
Tạo phiếu nhập kho từ nhà cung cấp
Tạo phiếu nhập hàng
- Vào Kho > Nhập hàng > Tạo phiếu nhập
- Chọn nhà cung cấp (hoặc tạo mới)
- Thêm sản phẩm vào phiếu:
- Tìm theo tên/mã SKU
- Hoặc quét barcode
- Hoặc import từ Excel
- Nhập số lượng và giá nhập cho từng sản phẩm
- Thêm chi phí phát sinh (vận chuyển, thuế...)
- Kiểm tra tổng tiền và lưu phiếu
Trạng thái phiếu nhập
- Nháp: Đang soạn, chưa ảnh hưởng tồn kho
- Đã nhập: Đã xác nhận, tồn kho được cập nhật
- Đã thanh toán: Đã thanh toán cho NCC
- Đã hủy: Phiếu bị hủy
Xuất hàng
Tạo phiếu xuất kho (không qua bán hàng)
Các loại xuất kho
- Xuất hủy: Hàng hỏng, hết hạn
- Xuất trả NCC: Trả hàng cho nhà cung cấp
- Xuất điều chuyển: Chuyển sang chi nhánh khác
- Xuất khác: Cho tặng, sử dụng nội bộ...
Tạo phiếu xuất
- Vào Kho > Xuất hàng > Tạo phiếu xuất
- Chọn loại xuất kho
- Thêm sản phẩm và số lượng xuất
- Nhập lý do xuất (bắt buộc cho xuất hủy)
- Xác nhận và lưu phiếu
Lưu ý: Phiếu xuất sau khi xác nhận sẽ trừ tồn kho ngay lập tức.
Điều chuyển kho
Chuyển hàng giữa các chi nhánh
Quy trình điều chuyển
- Kho xuất tạo phiếu:
- Vào Kho > Điều chuyển > Tạo phiếu
- Chọn kho nhận (chi nhánh đích)
- Thêm sản phẩm và số lượng
- Lưu và gửi phiếu
- Trạng thái Đang chuyển: Tồn kho xuất bị trừ
- Kho nhận xác nhận:
- Kiểm tra thực tế hàng nhận
- Xác nhận số lượng nhận được
- Ghi chú nếu có chênh lệch
- Hoàn tất: Tồn kho nhận được cập nhật
Kiểm kho
Đối chiếu tồn kho thực tế với hệ thống
Lên lịch kiểm kho
Khuyến nghị kiểm kho định kỳ:
- Hàng ngày: Sản phẩm có giá trị cao
- Hàng tuần: Sản phẩm bán chạy
- Hàng tháng: Toàn bộ kho
Quy trình kiểm kho
- Vào Kho > Kiểm kho > Tạo phiếu kiểm
- Chọn phạm vi kiểm:
- Toàn bộ kho
- Theo danh mục
- Theo nhà cung cấp
- Sản phẩm cụ thể
- In danh sách kiểm hoặc dùng app mobile
- Nhập số lượng thực tế từng sản phẩm
- Hệ thống tự tính chênh lệch
- Xác nhận cân bằng kho
Xử lý chênh lệch
- Thừa: Kiểm tra lại, có thể do chưa nhập phiếu
- Thiếu: Cần điều tra nguyên nhân (mất mát, hư hỏng)
- Lưu lý do chênh lệch vào hệ thống
Quản lý nhà cung cấp
Thông tin nhà cung cấp
Thêm nhà cung cấp mới
- 1Vào Danh mục > Nhà cung cấp
- 2Click Thêm nhà cung cấp
- 3Nhập thông tin: tên, mã số thuế, địa chỉ
- 4Thêm người liên hệ, số điện thoại, email
- 5Thiết lập điều khoản thanh toán
Quản lý công nợ NCC
- Theo dõi công nợ từng nhà cung cấp
- Tạo phiếu chi thanh toán NCC
- Cảnh báo nợ quá hạn
- Báo cáo lịch sử giao dịch
- Đánh giá hiệu suất nhà cung cấp
Cảnh báo tồn kho
Cảnh báo hết hàng
Thông báo khi tồn kho dưới mức tối thiểu
Cảnh báo sắp hết
Nhắc nhở khi tồn kho gần đạt mức tối thiểu
Đề xuất nhập hàng
Gợi ý số lượng cần nhập dựa trên doanh số
Cấu hình cảnh báo
- Vào Cài đặt > Kho > Cảnh báo tồn kho
- Thiết lập Tồn tối thiểu cho từng sản phẩm hoặc danh mục
- Chọn kênh nhận thông báo (Email, App, Zalo OA)
- Thiết lập tần suất gửi cảnh báo (Realtime, Hàng ngày, Hàng tuần)
Công cụ nhập liệu
Import từ Excel
- Tải file mẫu Excel từ hệ thống
- Hỗ trợ import sản phẩm hàng loạt
- Import phiếu nhập kho từ PO nhà cung cấp
- Kiểm tra lỗi trước khi import
Quét Barcode
- Hỗ trợ máy quét USB và Bluetooth
- Quét camera trên app mobile
- Nhập hàng nhanh bằng quét liên tục
- Kiểm kho bằng quét barcode
Báo cáo kho
Báo cáo tồn kho
Tổng quan tồn kho hiện tại, giá trị tồn
Tồn theo sản phẩmTồn theo danh mụcGiá trị tồn kho
Báo cáo xuất nhập tồn
Chi tiết xuất nhập trong kỳ
Đầu kỳNhập trong kỳXuất trong kỳCuối kỳ
Báo cáo hàng chậm luân chuyển
Sản phẩm lâu không bán
Ngày không bánGiá trị tồnĐề xuất xử lý
Báo cáo hàng sắp hết hạn
Theo dõi hạn sử dụng
Ngày hết hạnSố lượng tồnCần xử lý
💡 Mẹo quản lý kho hiệu quả
- Kiểm kho định kỳ: Lên lịch kiểm kho hàng tuần cho sản phẩm bán chạy, hàng tháng cho toàn bộ.
- Đặt tồn tối thiểu hợp lý: Dựa trên doanh số trung bình × thời gian giao hàng NCC.
- FIFO (First In First Out): Bán hàng nhập trước để tránh hàng hết hạn.
- Theo dõi hàng chậm luân chuyển: Xử lý sớm bằng khuyến mãi hoặc trả NCC.