Quản Lý Mua Hàng
Quy trình đặt hàng nhà cung cấp, nhập kho và quản lý công nợ NCC.
Tổng Quan
Module Mua hàng giúp bạn:
| Chức năng | Mô tả |
|---|---|
| Đơn đặt hàng | Tạo PO cho nhà cung cấp |
| Nhập kho | Tạo phiếu nhập từ PO |
| Trả hàng NCC | Trả hàng lỗi/thừa |
| Công nợ | Theo dõi nợ NCC |
| Báo cáo | Phân tích mua hàng |
Quản Lý Nhà Cung Cấp
Thêm nhà cung cấp
- Vào Mua hàng > Nhà cung cấp > Thêm mới
- Nhập thông tin cơ bản:
- Tên công ty
- Mã số thuế
- Địa chỉ
- Người liên hệ
- SĐT, Email
- Thông tin thanh toán:
- Số tài khoản ngân hàng
- Điều khoản thanh toán (COD, 15 ngày, 30 ngày...)
- Ghi chú, đính kèm hợp đồng
- Lưu
Danh sách nhà cung cấp
| Thông tin | Mô tả |
|---|---|
| Mã NCC | Mã định danh duy nhất |
| Tên | Tên công ty |
| Liên hệ | SĐT, Email |
| Công nợ | Số tiền đang nợ |
| Trạng thái | Hoạt động / Ngừng |
Đơn Đặt Hàng (Purchase Order)
Tạo đơn đặt hàng
- Vào Mua hàng > Đơn đặt hàng > Tạo mới
- Chọn nhà cung cấp
- Thêm sản phẩm:
- Tìm kiếm sản phẩm
- Nhập số lượng đặt
- Kiểm tra giá nhập (có thể sửa)
- Thêm ghi chú cho từng dòng
- Điền thông tin đơn:
- Ngày giao dự kiến
- Địa chỉ nhận hàng
- Ghi chú cho NCC
- Lưu nháp hoặc Gửi đơn
Trạng thái đơn đặt hàng
Nháp → Đã gửi → Đã xác nhận → Đang giao → Đã nhận → Hoàn thành
| Trạng thái | Mô tả | Hành động |
|---|---|---|
| Nháp | Đơn mới tạo, chưa gửi | Sửa, Gửi, Hủy |
| Đã gửi | Đã gửi cho NCC | Chờ xác nhận |
| Đã xác nhận | NCC xác nhận | Chờ giao hàng |
| Đang giao | Hàng đang vận chuyển | Theo dõi |
| Đã nhận | Đã nhận hàng | Tạo phiếu nhập |
| Hoàn thành | Đã nhập kho đủ | Kết thúc |
Gửi đơn cho NCC
- Email: Gửi file PDF đơn đặt hàng
- In: In đơn để fax/gửi trực tiếp
- Zalo: Gửi qua Zalo Business
Phiếu Nhập Kho
Tạo phiếu nhập từ PO
- Mở đơn đặt hàng đã xác nhận
- Click Tạo phiếu nhập
- Kiểm tra số lượng thực nhận:
- Nhập số lượng nhận cho từng sản phẩm
- Ghi nhận hàng thiếu/lỗi
- Chọn kho nhập
- Đính kèm hóa đơn NCC
- Xác nhận nhập kho
Nhập kho trực tiếp
Khi không có PO trước:
- Vào Kho > Nhập kho > Tạo mới
- Chọn nhà cung cấp
- Thêm sản phẩm và số lượng
- Nhập giá nhập
- Chọn kho
- Xác nhận
Kiểm tra hàng nhận
| Kiểm tra | Ghi nhận |
|---|---|
| Số lượng đủ | ✅ Đủ hàng |
| Thiếu hàng | Nhập số lượng thực nhận |
| Hàng lỗi | Ghi nhận lỗi, từ chối nhận |
| Sai sản phẩm | Báo NCC, từ chối nhận |
Trả Hàng Nhà Cung Cấp
Khi nào trả hàng?
- Hàng lỗi, hỏng
- Nhận thừa so với đơn
- Hàng không đúng mô tả
- Hàng hết hạn
Tạo phiếu trả hàng
- Vào Mua hàng > Trả hàng NCC > Tạo mới
- Chọn nhà cung cấp
- Chọn phiếu nhập gốc (nếu có)
- Thêm sản phẩm trả:
- Số lượng trả
- Lý do trả
- Ảnh/video hàng lỗi
- Chọn hình thức xử lý:
- Đổi hàng mới
- Hoàn tiền
- Ghi có công nợ
- Xác nhận
Công Nợ Nhà Cung Cấp
Theo dõi công nợ
- Vào Mua hàng > Công nợ NCC
- Xem danh sách NCC còn nợ
- Thông tin hiển thị:
- Tổng nợ
- Nợ trong hạn
- Nợ quá hạn
- Tuổi nợ
Thanh toán công nợ
- Chọn nhà cung cấp
- Chọn các phiếu cần thanh toán
- Tạo phiếu chi
- Chọn phương thức (chuyển khoản/tiền mặt)
- Xác nhận thanh toán
Báo cáo công nợ
- ✅ Tổng nợ theo NCC
- ✅ Phân tích tuổi nợ (0-30, 30-60, >60 ngày)
- ✅ Lịch thanh toán sắp tới
- ✅ So sánh công nợ theo kỳ
Phân Tích Mua Hàng
So sánh giá NCC
- Vào Mua hàng > Phân tích > So sánh giá
- Chọn sản phẩm
- Xem lịch sử giá từ các NCC
- So sánh để chọn NCC tốt nhất
Báo cáo mua hàng
- ✅ Tổng giá trị mua theo NCC
- ✅ Số đơn đặt hàng theo thời gian
- ✅ Tỷ lệ giao hàng đúng hạn
- ✅ Tỷ lệ hàng lỗi
Đánh giá nhà cung cấp
Tiêu chí đánh giá:
| Tiêu chí | Trọng số |
|---|---|
| Giá cả | 30% |
| Chất lượng | 30% |
| Giao hàng đúng hạn | 20% |
| Dịch vụ hỗ trợ | 20% |
Quy Trình Mua Hàng Tối Ưu
Quy trình đề xuất
1. Kiểm tra tồn kho → 2. Tạo đề xuất mua → 3. Phê duyệt
→ 4. Tạo PO → 5. Gửi NCC → 6. Nhận hàng → 7. Nhập kho → 8. Thanh toán
Tự động đề xuất mua hàng
- Vào Cài đặt > Mua hàng > Tự động đề xuất
- Cấu hình:
- Mức tồn kho tối thiểu
- Số lượng đặt hàng tối ưu
- NCC ưu tiên theo sản phẩm
- Hệ thống tự tạo đề xuất khi tồn kho thấp
Phân Quyền
| Quyền | Mô tả |
|---|---|
purchase.supplier.view | Xem nhà cung cấp |
purchase.supplier.manage | Thêm/sửa NCC |
purchase.po.create | Tạo đơn đặt hàng |
purchase.po.approve | Phê duyệt PO |
purchase.receipt.create | Tạo phiếu nhập |
purchase.return.create | Tạo phiếu trả hàng |
purchase.payment | Thanh toán công nợ |
Mẹo Sử Dụng
-
So sánh giá: Luôn lấy báo giá từ 2-3 NCC trước khi đặt hàng.
-
Kiểm tra kỹ: Kiểm tra hàng ngay khi nhận, ghi nhận lỗi/thiếu trước khi ký nhận.
-
Thanh toán đúng hạn: Giữ uy tín với NCC để được ưu đãi giá tốt.
-
Lưu chứng từ: Đính kèm hóa đơn, hợp đồng vào hệ thống để dễ tra cứu.
-
Đánh giá định kỳ: Review NCC 6 tháng/lần để tối ưu nguồn cung.
Liên Quan
- Quản lý kho - Nhập xuất tồn kho
- Tài chính - Quản lý công nợ, thu chi
- Báo cáo - Các loại báo cáo